Expedientes Académicos y Personales de los Estudiantes
Los expedientes académicos y personales de los estudiantes son confidenciales y la divulgación o manejo de la información contenida en los mismos se limita a miembros de la facultad concernidos y al personal administrativo que, en el ejercicio ordinario de sus funciones, tienen que manejar los expedientes. Una vez entregados los documentos requeridos por la Universidad, estos pasan a ser propiedad exclusiva de la Institución. Los estudiantes tienen el derecho de examinar su expediente académico o personal en cualquier momento en la presencia de un oficial de la Oficina de Registraduría. No podrán reproducirse los documentos contenidos en los expedientes, salvo en las excepciones que adelante se exponen.
Se podrá divulgar o entregar información contenida en los expedientes académicos a los padres o madres de estudiantes dependientes. El padre o madre deberá acreditar su condición de padre o madre, así como la dependencia del estudiante mediante la presentación de la documentación pertinente. En ningún otro caso podrá entregarse o divulgarse información contenida en los expedientes académicos o personales a los padres o madres de los estudiantes.
La divulgación de la información contenida en los expedientes académicos o personales de los estudiantes a terceros, instituciones de cualquier tipo, agencias gubernamentales o judiciales solo se hará mediando autorización escrita del estudiante o en cumplimiento de una orden a esos efectos emitida por autoridad competente.
Las transcripciones de crédito, certificaciones de estudio y certificaciones de grado están disponibles a los estudiantes, quienes podrán obtenerlas en la Oficina de Registraduría. El costo de cada transcripción es publicado en el Boletín Oficial de costos de la Institución.
Las transcripciones que se soliciten para traslados a otra institución educativa, proseguir estudios graduados, completar requisitos de agencias certificadoras o propósitos de empleo se envían directamente a la dirección provista por el estudiante en la solicitud. En ningún caso las transcripciones solicitadas para estos fines serán entregadas al estudiante.
Las solicitudes de transcripciones de estudiantes, cuyo expediente esté activo se procesarán dentro de un tiempo razonable que no debe exceder, en circunstancias normales, de diez días, a partir de la fecha en que la solicitud se reciba en la Oficina de Registraduría. Las solicitudes de transcripciones de estudiantes, cuyo expediente se encuentre inactivo requerirán un plazo de tiempo mayor para ser procesadas.